Cómo escribir un email (formal e informal)

• Email formal.

Antes de empezar a escribir el email en sí, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Utiliza un email serio o neutral, cualquier otra cosa restará seriedad o credibilidad al asunto.
• Especifica siempre el asunto en la parte indicada.
• Utiliza una frase corta como asunto, algo que resuma el motivo del correo electrónico.
• Cuando termines de escribirlo, vuelve a leerlo para asegurarte de que todo está correcto.
• Evita el uso de lenguaje informal, como, por ejemplo, contracciones (don't en lugar de do not).
• Utiliza preguntas indirectas para pedir información de forma educada (I would be grateful if you could provide some further information  en lugar de Could you give me more information? o I would appreciate if you... en lugar de Can you...?).

Para empezar, debes utilizar un saludo apropiado:

Writing to someone when you do not know the name	Writing to someone when you know the name
Dear Sir or Madam	Dear Mr Thomas
Dear Sir / Madam	Dear Dr Thomas
Dear Sir	Dear Ms Smith (for a married or unmarried woman)
Dear Madam	Dear John Thomas

Si es necesario, preséntate en el primer párrafo e incluye el motivo por el que escribes, esta vez algo más desarrollado. A continuación, escribe el mensaje. Ni los párrafos ni el mensaje en sí deben ser muy largos. Además, es necesario que incluyas un espacio que separe los párrafos para que el receptor no se pierda durante su lectura. 

Una vez terminado, asegúrate de terminarlo de forma apropiada, usando, por ejemplo:

- Yours facefully,

- Yours sincerely,

- Yours cordially,

- Respectfully,

- Sincerely,

- Regards,

- Best,

Después de cualquiera de estas fórmulas, firma con tu nombre completo en otra línea.

• Email informal.

En este tipo de email, se presupone una cierta confianza con la persona a la que le va a enviar el correo. Por ello, aquí se puede utilizar un lenguaje más informal y directo que el email formal (contracciones, preguntas directas...).

Puede comenzarse con alguna de las siguientes maneras:
- Hi / Hello (with or without the name).
- The person's first name.

- The first letter of the person's name (J for John) (very informal situations).

Puede terminarse con:
- Best wishes,...
- All the best,...
- Thanks,...
- Your first name.
- The first letter of your name (very informal situations).

* Email semi-formal.

Hay una tercera categoría localizada entre ambos tipos: semi-formales. Se utilizan con gente a la que conoces, pero no muy bien. Una buena forma de empezarlos sería Dear... y para terminarlos, podría utilizarse:
- Thanks,...
- Best regards,...
- Yours,...

* Nota: Esta entrada está enfocada hacia fines académicos (redacciones, etc.). Puede aplicarse para un auténtico email formal, pero podría quedar incompleto. Por ejemplo, al firmar con tu nombre, debería incluirse el nombre de la empresa para que la que se trabaja y el puesto que se ocupa.

Resources:

• Wikihow.
• Email writing.
• Learnenglishteens.britishcouncil.org